5 günstige und kostenlose Sales CRM Systeme für kleine Unternehmen

CRM Systeme sind wichtige Tools für Gründer und Startups, besonders, wenn du in der B2B-Akquise aktiv bist. CRM steht für Customer Relationship Management. Mit einem passenden Tool verwaltest du also Kontaktinformationen, hältst fest, in welchem Status, in welcher Business Beziehung sich der Kontakt befindet, und verfolgst, welche Kontakte erfolgreich zu einem Sale verwandelt wurde, und welche nicht.

B2B Sales Autopilot: 2 Tools für mehr Leads + Conversions

Mit diesen Tools läuft dein B2B Akquise-Funnel gebaut, der alleine und im Hintergrund B2B Leads generiert.

LSWWChristian Häfner

Was gehört zu einer Verkaufspipeline?

Ein CRM System ist eine Softwarelösung, um Kundenbeziehung besser zu verwalten. Es dient als zentrale Plattform zur Organisation, Verfolgung und Analyse von Kundeninteraktionen und -daten. Die Hauptfunktionen eines CRM-Systems umfassen:

• die Verwaltung von Kontakten,
• das Tracking von Verkaufschancen,
• das Erfassen von Kundeninteraktionen,
• das Erstellen von Berichten,
• und vieles mehr.

Ziel von CRM Systemen ist es, trotz vieler Kontakte eine möglichst personalisierte Ansprache zu machen, ohne den Überblick zu verlieren.

Dafür bieten CRM Systeme typischerweise eine Pipeline Ansicht, in der Status, Kontakte, ToDos usw. auf einen Blick sichtbar werden.

Weitere Funktionen können sein:

• E-Mail / Messenger Versand und Empfang
• Angebote und Rechnungen erstellen
• Telefon Funktion
• Terminbuchung
• Reminder / Aktionen

CRM Systeme im Überblick

Der Markt um CRM Systeme ist riesig, viele richten sich jedoch besonders an mittlere und große Unternehmen. Diese Tools sind jedoch auch super für sehr kleine Unternehmen geeignet. Sie bringen die wichtigsten CRM-Funktionen mit, sind bezahlbar und nicht zu komplex.

Kostenlos nutzbar:

• Brevo* - Unlimitierte Kontakte, Deals und alles
• Notion* - Kostenlos
• Bigin - kostenlos für 1 Pipeline und 500 Datensätze, danach ab 7€
• HubSpot
• Monday - kostenlos bis 2 Nutzer und 3 Boards
• CentralStation CRM - kostenlos bis 3 Nutzer und 200 Kontakte
• Odoo - Open Source / selbst gehostet

Günstig:

• Trello mit Crumble - ab 4.99 EUR / Monat
• Pipedrive* - ab 14 EUR / Monat
• Zoho CRM - ab 14 EUR / Monat
• Kommo - ab 14 EUR / Monat

Weitere CRM Tools, die schnell teurer werden:

• Salesforce
• Microsoft Dynamics 365
• Teamleader
• Freshworks CRM
• Agile CRM
• SugarCRM
• Nimble
• Close
• Pipefy
• Copper
• Insightly
• Bitrix24
• weclapp CRM

Meine 5 Favoriten für gründerfreundliche CRM Systeme

Aus den genannten Tools sind das meine Empfehlungen.

Brevo

Brevo CRM

Brevo (ehemals Sendinblue) ist eher bekannt als E-Mail Marketing Tool, bietet aber auch ein schönes und komplett kostenloses CRM Tool an.

zu Brevo*

Das CRM Tool von Brevo ist komplett kostenlos nutzbar. Damit lässt sich eine schöne Pipline Ansicht erstellen und Kontakte direkt aus dem CRM Tool anschreiben. Für mehr Übersicht gibt es auch ein Dashboard und Listenansichten.

Lediglich zwei Einschränkungen sind erwähnenswert:

1. Du benötigst einen eigenen E-Mail-Account bei Google (Gmail) oder Microsoft. Über Brevo selbst kannst du keine E-Mails verschicken oder empfangen, auch wenn das als E-Mail Versender eigentlich nahe liegen könnte.
2. Antwortet ein Lead auf eine E-Mail, landet das in der Brevo Inbox, einem separaten und ebenfalls kostenlosen Tool. Leider sind die Inbox und das Sales CRM nicht miteinander verknüpft, sodass du hier also manuell nachfassen musst. Ein Vorteil ist aber dafür, dass du Inbox Nachrichten auch über Instagram, Facebook und WhatsApp empfangen könntest.

Crumbl

Trello mit Crumbl

Das bekannte und kostenlose Tool Trello mutiert mit dem kostenpflichten Power-Up on Crumbl zu einem richtig guten CRM Sales Tool, für nur 4.99 EUR / Monat.

zu Crumbl (21 Tage kostenlos)

Trello ist ein klassischen Kanban Tool, das von vielen zur Organisation von Ideen genutzt wird. Mit dem Power-Up (Addon) Crumbl wird aus dem recht einfachen Tool ein vollumfängliches Sales CRM Tool. Auch hier benötigst du einen eigenen Gmail Account. Alle Funktionen kannst du hier anschauen.

Notion

Notion

Notion ist DAS Produktivitätstool und bekannt für seine Flexibilität und den umfangreichen Funktionsumfang. Mit CRM Templates kannst du Notion auch im Sales Prozess nutzen.

Zum Notion CRM*

Notion ist extrem flexibel und das einzige Tool in der Übersicht, mit coole AI Funktionen. Darüber könntest du z.B. Content generieren, den du im Sales Prozess einfach verwenden kannst.

Darüber hinaus. kannst in Notion Seiten und Funktionen nach Belieben bauen, von Website- oder Landingpage-ähnlichen Inhalten, über komplexe Tabellen, bis zu einem vollumfänglichen Sales-CRM System mit Pipeline Ansicht.

Damit nicht überwältigen ist, kannst du für die Einrichtung auch auf bestehende Templates* zurückgreifen.

Notion kann selbst leider keine E-Mails verschicken oder empfangen, es gibt aber Lösungen. Entweder nutzt du notionsender.com, ein Tool, über das du deinen Gmail oder Microsoft Account, mit dem Notion CRM verknüpfen und Notion auch als Inbox nutzen kannst (kostenlos bis 50 E-Mails pro Monat, danach 9.99 USD alle 3 Monate).

Eine Alternative ist, dass du dir mit dem No Code Automation Tool Make* selbst eine Integration zu Gmail oder einem anderen E-Mail Versender baust. Ist etwas aufwändiger, dafür am Ende aber eine sehr günstige und flexible Lösung.

Pipedrive

Pipedrive

Pipedrive gehört zu den alten Hasen im Markt der Sales CRM Systeme. Der Funktionsumfang ist riesig, und der Einstiegspreis mit 14,90€ / Monat so günstig, wie kaum woanders.

zu Pipedrive*

Pipedrive ist ein ganz klassisches Pipeline-basiertes Sales CRM System für kleine Unternehmen. Das CRM Tool bietet sehr gute deutsche Übersetzungen, eine schöne UX, super Support Dokumentationen, und ist extrem erweiterbar. So funktioniert z.B. das Zusammenspiel mit sipgate für Telefonakquise optimal. Flexible Erweiterungen kannst du mit Zapier oder Make* bauen.

Kommo

Kommo

Kommo ist das erste Sales CRM System, dass sich auf Messenger-based Sales fokussiert. AB 15 USD / Monat geht´s los.

zu Kommo

Kommo bietet einen neuen Ansatz und ist (laut eigenen Angaben) das erste Tool, was Messenger-basierte Sales Prozesse abbildet. Dafür bietet das Tool Integrationen zu beliebten Messengersystemen, wie

• WhatsApp
• FB Messenger
• Instagram
• Telegram
• usw.

Neben Integrationen mit den Social-Media-Plattformen bietet Kommo auch Automatisierungen, interne Kommunikationsmöglichkeiten (mit dem Team), sowie einen No Code Salesbot, der Nachrichten auch dann beantwortet, wenn du mal nicht vor dem Computer sitzt.

Kommo bietet ebenfalls eine Pipeline Ansicht und viele Integrationen, inkl. Zapier und co. Insgesamt bietet Kommo das, was ich mir bei Brevo gewünscht hätte. Dort gibt es es zwar ebenfalls Social Media Integrationen, alles funktioniert aber noch nicht so richtig miteinander.

Ein Nachteil ist, dass Kommo 6 Monate Mindestlaufzeit hat und auch keine monatliche Zahlung anbietet.

Einfach ausprobieren

Viele Tools bieten vergleichbare Funktionen an. Ein großer Teil bei der Entscheidungsfindung ist daher das subjektive Empfinden. Alle Tools können kostenlos getestet werden. Ich empfehle, das auch zu machen und dir selbst ein Bild zu machen. Wenn du weitere Tipps hast oder Erfahrungswerte teilen möchtest, schreib gerne in die Kommentare.